Compete ao Setor:
Prestar assessoria administrativa/financeira aos docentes responsáveis por projetos de pesquisa, bem como à própria instituição, a fim de atender com eficiência as exigências dos órgãos de fomento, obedecendo às legislações vigentes bem como às normas estabelecidas pelas agências reguladoras para a promoção dos projetos em desenvolvimento.
Normas da Seção de Convênios do Instituto de Física da USP
A Seção de Convênios atua no apoio ao gerenciamento administrativo/financeiro dos Convênios e Auxílios assinados com a unidade e/ou seus docentes e pesquisadores.
Os pesquisadores que confiarem o gerenciamento de seus convênios/auxílios devem se comprometer a entregar toda documentação solicitada para “Entrada dos Convênios/Auxílios” na seção, bem como sempre que houver qualquer alteração do Termo de Concessão Inicial, apresentar ao setor toda e qualquer correspondência importante para o bom desempenho do gerenciamento administrativo/financeiro dos recursos:
- Termo Aditivo
- Carta de Prorrogação de Prazo
- Memorandos
- E-mails de informações dos órgãos de fomento, entre outros relevantes.
O Atendimento ao público geral (professores, alunos, funcionários e fornecedores) é realizado de segunda a sexta-feira das 9:00h às 17:00h.
A Seção se resguarda o direito de recusar o recebimento de papeletas cuja documentação esteja em desacordo com o proposto e orientado no “Roteiro para Aquisição de Bens e Serviços”.
A Seção não libera nenhum tipo de pagamento com pendência de documentos.
O pagamento de boletos bancários e/ou transferência de valores relativos aos recursos também fazem parte da rotina de serviços da seção.
Orientamos os docentes a evitar compras via internet com pagamento por boleto bancário, uma vez que, em geral não há atendimento posterior para correção de eventuais erros cometidos na emissão de documentos.
A seção de Convênios presta serviço de compra mediante envio das especificações detalhadas dos materiais e/ou serviços a serem adquiridos pelo coordenador/outorgado.
Cabe ao setor comunicar ao coordenador/outorgado o período de prestação de contas, lembrando que novos pedidos de compras somente serão recebidos na seção após o envio da prestação de contas ao órgão de fomento.
A seção de convênios mantém sob guarda e assume responsabilidade pelo zelo dos documentos, originais e cópias, bem como pelas senhas confiadas e compromete-se a guardar cópia de toda documentação comprobatória de despesa para prestação de contas, bem como os protocolos de envio aos órgãos de fomento, pelo prazo determinado por lei. Em contrapartida, toda alteração de concessão inicial, remanejamentos ou prazos, bem como solicitação de uso específico dos recursos não previstos originalmente, serão de responsabilidade exclusiva do outorgado,
sendo que para isto deverá fazer uso de suas senhas (SAGE e/ou Agilis, CAPES, CNPq).
O coordenador/outorgado compromete-se a entregar na seção, tão logo receba, o Título de Quitação do Convênio/Auxílio, sob pena de lhe ser negado atendimento a auxílios futuros.
